Można swobodnie korzystać ze smartfona, komunikatorów i platform uczelnianych, a jednocześnie mieć problem z podpisaniem dokumentu elektronicznie, znalezieniem właściwego formularza czy uporządkowaniem plików potrzebnych do załatwienia formalności. Sama obecność technologii w codziennym życiu nie oznacza jeszcze pełnej cyfrowej samodzielności. Potwierdzają to dane Ministerstwa Cyfryzacji: w Polsce 68% studentów osiąga co najmniej podstawowy poziom umiejętności cyfrowych. To więcej niż wśród przeciętnych obywateli, ale znacznie mniej niż w Malcie i Finlandii, gdzie odsetek sięga 96%.
Wśród 26 ujętych w zestawieniu państw Polsce przypada 22. pozycja. Różnica pokazuje, że korzystanie z technologii warto traktować jako praktyczną umiejętność, a nie coś, co pojawia się automatycznie wraz z dostępem do internetu. Studia są dobrym momentem, by nauczyć się obsługi e-administracji, pracy z dokumentami online i organizowania cyfrowych spraw w sposób, który później przyda się również poza uczelnią.
Przeprowadzka do innego miasta, rozliczenie podatku, potwierdzenie tożsamości czy sprawdzenie recepty to sytuacje, z którymi można zetknąć się jeszcze podczas studiów. Coraz częściej nie wymagają one wizyty przy urzędowym okienku. Wiele z nich da się załatwić online, korzystając z kilku podstawowych usług publicznych.
Przez ePUAP można przesłać wniosek, zgłosić nowy meldunek albo odebrać decyzję w formie elektronicznej. Profil Zaufany pozwala potwierdzić tożsamość i podpisywać dokumenty, a także korzystać z takich usług jak Twój e-PIT, pobieranie zaświadczeń czy aktualizacja danych osobowych.
mObywatel daje możliwość korzystania z cyfrowych dokumentów w różnych sytuacjach – od kontaktu z urzędem po wybory i kontrolę biletową. W aplikacji działa również mLegitymacja studencka. Po wprowadzonych ostatnio zmianach to podstawowa forma potwierdzania statusu studenta oraz uprawnień do zniżek. Internetowe Konto Pacjenta z kolei gromadzi informacje o e-receptach, wizytach, skierowaniach i zwolnieniach lekarskich. Umożliwia też nadanie bliskiej osobie dostępu potrzebnego do odebrania recepty albo dokumentacji.
Dzięki takim rozwiązaniom część biurokracji można przenieść z kolejki przed okienkiem do telefonu lub komputera. Student zyskuje więcej kontroli nad własnymi sprawami i mniej czasu traci na czynności, które nie wymagają już osobistej obecności.
Zanim pojawi się potrzeba załatwienia sprawy w państwowym serwisie, student zazwyczaj ma już za sobą wiele formalności online. Zapisy na zajęcia, wnioski, egzaminy czy kwestie związane ze stypendium od pierwszych semestrów przenoszą codzienne obowiązki do uczelnianych systemów.
Jednym z takich narzędzi jest USOS, obok Wirtualnej Uczelni i internetowych dziekanatów. Za ich pośrednictwem można wybierać przedmioty, rejestrować się na egzaminy, składać podania oraz przesyłać wnioski o miejsce w akademiku, zapomogę czy stypendium. Do cyfrowego obiegu należy również APD – Archiwum Prac Dyplomowych, z którego korzysta zdecydowana większość uczelni. W systemie umieszcza się pracę licencjacką lub magisterską, zatwierdza wymagane oświadczenia i przegląda raport antyplagiatowy, a następnie można śledzić kolejne etapy oceny dokonywanej przez promotora oraz recenzenta.
Taki sposób działania przygotowuje do późniejszego kontaktu z administracją znacznie bardziej praktycznie niż sama teoria. Student przyzwyczaja się do logowania, obsługi formularzy, potwierdzania tożsamości i odbierania dokumentów elektronicznych. Dzięki temu cyfrowe procedury, z którymi zetknie się później poza uczelnią, nie są już całkowicie nowym doświadczeniem.
Plik wysłany do dziekanatu, prowadzącego albo przyszłego pracodawcy powinien być nie tylko poprawny, ale też łatwy do otwarcia, rozpoznania i dalszego wykorzystania. Dlatego praca z dokumentami cyfrowymi nie kończy się na zapisaniu tekstu. PDF może dziś pełnić funkcję roboczą – da się uzupełniać w nim formularze, scalać kilka materiałów, zmieniać format, wprowadzać edycje albo stworzyć dokument ze skanu wykonanego telefonem.
Problemy często zaczynają się nie przy samym pliku, lecz przy jego nazwie. „dokument.pdf” albo „skan1” niewiele mówią, kiedy po kilku tygodniach w folderze znajduje się kilkadziesiąt podobnych załączników. Znacznie praktyczniejsza jest nazwa od razu wskazująca zawartość i autora, na przykład „Kowalska_wniosek” lub „Podanie_zmiana_grupy_Nowak”.
Porządek w nazewnictwie pomaga wszystkim osobom uczestniczącym w obiegu dokumentów. Student szybciej odnajduje właściwy plik, a prowadzący, sekretariat, promotor czy komisja nie muszą otwierać kolejnych załączników tylko po to, żeby ustalić ich zawartość. To prosty nawyk wypracowywany przy podaniach i zaliczeniach, który później sprawdza się również w pracy zawodowej.
Po zapisaniu pliku zaczyna się kolejny etap pracy: trzeba wiedzieć, gdzie go przechować, komu można go udostępnić i jak później do niego wrócić. Część formalności nie wymaga już drukowania, ponieważ w określonych kontaktach z urzędem kwalifikowany podpis elektroniczny może zastąpić podpis składany odręcznie. Równolegle dokumenty przenoszą się do chmury – na OneDrive, Dropbox czy Google Drive.
Taki plik można udostępnić innym osobom, wspólnie edytować, ponownie wykorzystać albo odzyskać jego kopię po utracie lokalnej wersji. W praktyce oznacza to, że liczy się nie tylko treść dokumentu. Równie ważne stają się ustawienia dostępu, miejsce zapisu i możliwość sprawnego odszukania dokumentu nawet po kilku tygodniach.
Dlatego porządek w folderach, kontrolowanie uprawnień oraz rozsądne podejście do prywatności nie są dodatkiem do pracy z dokumentami. To element cyfrowej organizacji, który można przećwiczyć przy projektach i formalnościach uczelnianych, a później przenieść do pracy oraz kontaktów z administracją publiczną.
Cyfrowa sprawność daje przede wszystkim większą kontrolę nad organizacją dnia. Zamiast odkładać formalność do momentu, kiedy można pojawić się w konkretnej instytucji, wiele czynności da się wykonać zdalnie i dopasować do własnego planu. Na studiach pomaga w tym także prozaiczny porządek: dobrze prowadzony kalendarz, lista zadań czy logicznie ułożone foldery ograniczają sytuacje, w których potrzebny dokument ginie między wiadomościami, załącznikami i plikami zapisanymi na różnych urządzeniach.
Ta swoboda nabiera znaczenia jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Już podczas rekrutacji pracodawca może oczekiwać samodzielnej obsługi podstawowych narzędzi biurowych, dokumentów online, formularzy czy usług urzędowych. Po zatrudnieniu podobne obycie pozwala skupić się na poznawaniu nowych procedur i obowiązków zamiast zaczynać od nauki prostych czynności technicznych.
Z czasem dochodzą bardziej wyspecjalizowane serwisy. W niektórych rolach zawodowych trzeba sprawdzać przetargi, wyszukiwać zlecenia albo korzystać z platform związanych z zamówieniami publicznymi, np. e-Zamówienia. Studia dają przestrzeń, by wcześniej wyrobić nawyk sprawnego poruszania się między takimi systemami, zanim stanie się to elementem zawodowej odpowiedzialności.
Pierwszy to oswojenie formalnych serwisów zanim staną się potrzebne pod presją czasu. Zamiast poznawać procedurę dopiero wtedy, gdy trzeba pilnie złożyć wniosek, można wcześniej sprawdzić Portal Gov.pl, przejrzeć dostępne sprawy i zobaczyć, jak prowadzone są kolejne etapy. Uczelnie oraz inne instytucje udostępniają też materiały ułatwiające poznanie sposobu działania takich platform.
Drugi nawyk dotyczy bezpieczeństwa. Silne hasło to dopiero początek – równie istotne są weryfikacja dwuetapowa, aktualne aplikacje, kontrolowanie prywatności oraz ostrożność przy wiadomościach i przekazywaniu danych. Im częściej korzysta się z usług online, tym bardziej te zachowania powinny stawać się automatyczne.
Trzeci obszar wiąże się ze współpracą. Dokument w chmurze pozwala pracować wspólnie bez mnożenia załączników, korzystać z komentarzy, sugestii i jednej aktualnej wersji pliku. Do tego dochodzi świadomy wybór formy kontaktu – krótka wiadomość, oficjalny e-mail albo dokument papierowy mają różne zastosowania. Studia dają wiele okazji do ćwiczenia tych rozwiązań przy projektach zespołowych i kontaktach z uczelnią, zanim podobny sposób pracy stanie się codziennością zawodową.
Codzienne korzystanie z telefonu, aplikacji i internetu może dawać poczucie dużej swobody technologicznej. Dopiero przy pierwszym oficjalnym formularzu, podpisie elektronicznym albo cyfrowym obiegu dokumentów okazuje się jednak, że formalna strona świata online wymaga osobnego zestawu umiejętności.
Właśnie dlatego okres studiów dobrze wykorzystać na spokojne poznanie tych narzędzi. To czas, w którym można poćwiczyć obsługę systemów, uporządkować dokumenty i nabrać pewności przed momentem, gdy podobne czynności staną się częścią obowiązków zawodowych lub ważnych spraw urzędowych.
Cyfrowa samodzielność nie polega więc na znajomości każdej aplikacji. Ważniejsze jest to, by technologia nie zatrzymywała działania wtedy, gdy trzeba coś podpisać, wysłać, odnaleźć albo załatwić online. Im wcześniej powstaną takie nawyki, tym łatwiej funkcjonować w rzeczywistości, w której coraz więcej formalności przenosi się poza papier i tradycyjne okienko.
Źródła:
Autor: Maciej Kruczek
Artykuł przygotowany we współpracy z partnerem serwisu WhitePress®, który od 12 lat wspiera działania SEO i content marketingowe w Polsce i za granicą. Zautomatyzowana platforma umożliwia publikowanie artykułów na ponad 100 tysiącach portali na całym świecie. Dodatkowo oferuje natywne usługi copywritingu, zapewniając wysokiej jakości treści.
