Zatrudnienie nie kończy się na podpisaniu dokumentu i regularnej wypłacie pensji. Prawo pracy nakłada na firmy szereg dodatkowych obowiązków, których celem jest ochrona zdrowia, poszanowanie godności i zapewnienie poczucia bezpieczeństwa zatrudnionym osobom. Znajomość tych regulacji pomaga budować partnerskie, uczciwe relacje oparte na zaufaniu i jasnych zasadach. Jest to szczególnie istotne, gdy działania pracodawcy odbiegają od przepisów. Z danych Europejskiego Badania Warunków Pracy (EWCS) wynika, że mimo ogólnej satysfakcji z zatrudnienia w wielu krajach Europy, pracownicy często skarżą się na nadmierny zakres obowiązków, trudności w utrzymaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz brak stabilności. Sam fakt posiadania umowy o pracę nie zapewnia więc komfortowych warunków – liczy się realne egzekwowanie prawa.
Zanim nowa osoba rozpocznie wykonywanie obowiązków, firma ma do wypełnienia kilka istotnych zadań. Od tego momentu zaczyna się kształtowanie przejrzystych ram zatrudnienia i budowanie poczucia bezpieczeństwa. Rzetelne dopełnienie formalności od pierwszego dnia jest dowodem, że organizacja traktuje swoich pracowników poważnie i stawia na uczciwe zasady współpracy.
Pierwszym obowiązkiem jest przekazanie pracownikowi pisemnej umowy o pracę, najpóźniej w dniu rozpoczęcia zatrudnienia. Powinna ona jasno określać strony umowy, jej rodzaj (np. na okres próbny lub bezterminowo), datę podpisania oraz szczegółowe warunki wykonywania pracy. Należy w niej wskazać stanowisko, miejsce świadczenia obowiązków, wysokość wynagrodzenia z podziałem na jego elementy, wymiar czasu pracy oraz datę rozpoczęcia. Tak przygotowany dokument minimalizuje ryzyko sporów. W ciągu siedmiu dni od zatrudnienia firma musi również zgłosić pracownika do ubezpieczenia w ZUS. Zaniedbanie tego obowiązku to poważne naruszenie praw.
Zanim pracownik przystąpi do pracy, konieczne są badania lekarskie potwierdzające, że stan zdrowia pozwala na wykonywanie obowiązków na danym stanowisku. Koszty pokrywa pracodawca, a badania odbywają się w godzinach pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. W późniejszym czasie, w zależności od stanowiska, pracownik kierowany jest także na badania okresowe.
Równolegle organizowane jest szkolenie z bezpieczeństwa i higieny pracy. Obejmuje ono część ogólną, dotyczącą zasad obowiązujących w całym zakładzie, oraz stanowiskową – skupioną na specyfice danego miejsca pracy. Do momentu ukończenia badań i szkolenia pracownik nie może rozpocząć wykonywania obowiązków.
Po zatrudnieniu zakres odpowiedzialności firmy znacząco się poszerza. Dotyczy to nie tylko terminowej wypłaty pensji czy prowadzenia dokumentacji, lecz także zapewnienia warunków wspierających zdrowie, bezpieczeństwo i rozwój. Takie podejście przekłada się na atmosferę w zespole, poziom zaangażowania oraz efektywność.
Pensja powinna być wypłacana co najmniej raz w miesiącu, w ustalonym terminie, i nie może być niższa niż obowiązujące w danym roku minimalne wynagrodzenie. Firma ma obowiązek prowadzić imienną dokumentację dotyczącą wypłat i świadczeń, udostępniając ją pracownikowi na jego prośbę. Musi też prawidłowo naliczać i wypłacać należności za nadgodziny oraz pracę w nocy.
Czas pracy powinien mieścić się w ustawowych normach – maksymalnie osiem godzin na dobę i średnio czterdzieści godzin w tygodniu przy pięciodniowym systemie. Pracownik ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby oraz minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu.
Raporty Państwowej Inspekcji Pracy od lat pokazują jednak, że część firm wciąż ma problem z prawidłowym rejestrowaniem czasu pracy, rozliczaniem nadgodzin czy wypłatą pełnego wynagrodzenia.
Firma musi tak organizować miejsce pracy, aby nie stwarzało zagrożeń. Regularna ocena ryzyka zawodowego powinna uwzględniać specyfikę stanowiska, a pracownik powinien być poinformowany o możliwych skutkach zdrowotnych wykonywanych zadań.
Tam, gdzie występują dodatkowe zagrożenia, np. obsługa maszyn, praca w hałasie, kontakt z chemikaliami czy prace na wysokości, konieczne jest zapewnienie odpowiednich środków ochrony indywidualnej: kasków, gogli, rękawic, masek czy nauszników. Wymagana jest też odzież i obuwie robocze w dobrym stanie, które w razie zużycia wymienia się na koszt pracodawcy.
Istotne są również warunki termiczne. Podczas upałów, gdy temperatura w pomieszczeniu przekracza 28°C, pracodawca musi zapewnić zimne napoje. Z kolei zimą, przy pracy na zewnątrz w temperaturze poniżej 10°C, obowiązkiem jest udostępnienie napojów gorących i posiłków regeneracyjnych. Nowelizacja rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 28 czerwca 2025 r. dodatkowo określa minimalną temperaturę w biurach na poziomie 18°C oraz wprowadza maksymalny dopuszczalny limit. Więcej na temat zmian w przepisach możesz przeczytać w artykule: Nowe limity temperatur w pracy – od kiedy?
Dobry pracodawca dba nie tylko o bezpieczeństwo zatrudnionych, lecz także o możliwość podnoszenia ich kwalifikacji. Powinien stwarzać warunki sprzyjające zdobywaniu nowych umiejętności i wspierać pracowników w nauce. Jeżeli udział w szkoleniu wynika z inicjatywy pracodawcy lub jest realizowany za jego wyraźną zgodą, pracownik może otrzymać dodatkowe udogodnienia, na przykład częściowe zwolnienie z obowiązków na czas zajęć albo płatny urlop szkoleniowy. Takie ustalenia zazwyczaj są zapisane w odrębnej umowie.
Inwestowanie w rozwój wymaga wzajemnego zaufania, które łączy się z odpowiedzialnym podejściem do danych osobowych. Firma ma prawo gromadzić wyłącznie te informacje, które wynikają bezpośrednio z przepisów lub są ściśle związane z wykonywanym stanowiskiem. Nie wolno żądać danych wykraczających poza ten zakres. Jeśli pracodawca chce wykorzystać wizerunek pracownika, na przykład w materiałach promocyjnych, potrzebuje jego wyraźnej, dobrowolnej zgody. Zatrudniony może przeglądać swoje dane, domagać się ich korekty, a w określonych sytuacjach – także usunięcia.
Powody odejścia z pracy mogą być różne – od zmiany sytuacji życiowej przez chęć rozwoju po potrzebę zmiany środowiska zawodowego. Bez względu na przyczynę, rozstanie z firmą to ważny etap, który wiąże się z obowiązkami po obu stronach. Pracownik powinien otrzymać dokumenty niezbędne do dalszej kariery lub rejestracji w urzędzie, a pracodawca ma obowiązek dopełnić formalności w wyznaczonym terminie, zgodnie z przepisami.
Kodeks pracy jasno określa zasady zakończenia stosunku pracy. Obowiązuje ustawowy okres wypowiedzenia, którego długość zależy od stażu:
Pracownik, który sam decyduje o odejściu, składa wypowiedzenie na piśmie, bez obowiązku podawania powodu. W przypadku gdy wypowiedzenie wychodzi od pracodawcy, szczególnie przy umowach bezterminowych, konieczne jest wskazanie konkretnej, prawdziwej i zgodnej z prawem przyczyny. Ogólne lub fałszywe sformułowania nie spełniają wymagań formalnych.
Jeśli w firmie działa związek zawodowy, zamiar wypowiedzenia powinien być wcześniej omówiony z jego przedstawicielami. Taka konsultacja ma charakter informacyjny, ale jest obowiązkowa przed formalnym zakończeniem współpracy.
Dodatkowo, przepisy przewidują szczególną ochronę dla określonych grup, m.in. kobiet w ciąży, rodziców korzystających z urlopów macierzyńskich, ojcowskich i rodzicielskich, a także osób w wieku przedemerytalnym.
W dniu ustania stosunku pracy firma musi przekazać pracownikowi świadectwo pracy, najpóźniej w ostatnim dniu jego obowiązków. Dokument zawiera m.in. informacje o czasie zatrudnienia, zajmowanych stanowiskach, sposobie rozwiązania umowy oraz liczbie dni urlopu wykorzystanego w trakcie pracy. Wydanie świadectwa nie może być uzależnione od zwrotu sprzętu czy innych formalności. Najczęściej wręcza się je osobiście, jednak dopuszczalne jest również przesłanie pocztą.
Ostatni dzień pracy to także moment, w którym trzeba uregulować wszystkie należności. Oprócz pensji pracownik powinien otrzymać m.in. ekwiwalent za niewykorzystany urlop. W sytuacjach, gdy umowę rozwiązano z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, może przysługiwać odprawa, której wysokość zależy od stażu pracy.
Prawo pracy wprowadza jasne mechanizmy, które mają zapewnić równowagę i przejrzystość w relacjach zawodowych. Choć regulacje są szczegółowe, ich realizacja nie zawsze jest pełna – czasem z powodu niewiedzy, a czasem zaniedbania. Warto pamiętać, że także pracownik ma obowiązek przestrzegania określonych zasad. Ich poważne lub częste łamanie może skutkować karami porządkowymi. Więcej o tym znajdziesz w artykule: Kary porządkowe dla pracowników – kiedy i za co mogą być stosowane?
Świadomość praw pozwala na bardziej świadome decyzje i pewniejsze rozmowy z pracodawcą. Nie każda wątpliwość musi kończyć się konfliktem – często wystarczy sięgnąć do odpowiedniego przepisu lub skonsultować się z ekspertem. Nawet podstawowa wiedza o przepisach pomaga chronić swoje interesy zawodowe, zanim pojawi się poważny problem.
Źródła:
Artykuł przygotowany z partnerem serwisu WhitePress®, który od 11 lat wspiera działania SEO i content marketingowe w Polsce i za granicą. Zautomatyzowana platforma umożliwia publikowanie artykułów na ponad 100 tysiącach portali na całym świecie. Dodatkowo oferuje natywne usługi copywritingu, zapewniając wysokiej jakości treści.
Autor: Joanna Ważny
